In seinem Beitrag wendet sich Dieter Stötefalke einen Aspekt unserer Arbeit zu, den viele von uns am liebsten ignorieren möchten. Herr Stötefalke zeigt auf, wie wir uns als technische Redakteure auf einen Worst Case vorbereiten können. Wenn ein Arbeitsunfall an einer Maschine passiert, kann die technische Dokumentation zu einem Untersuchungsgegenstand werden. Auf diesen Fall gilt es, sich vorzubereiten. Die Augen zu verschließen, ist keine Lösung. Ich bedanke mich bei Dieter Stötefalke für seinen wertvollen Beitrag.
Dieter Stötefalke
Dieter Stötefalke ist ein Technischer Redakteur, der sich insbesondere mit Gliederung, Struktur, der rechtlichen Situation der Technischen Dokumentation und der Zulieferdokumentation beschäftigt. Er arbeitet in einer Maschinenbaufirma in Ostwestfalen und berät nebenberuflich Maschinen- und Anlagenbaufirmen in den genannten Themen. Außerdem ist er seit 1994 ehrenamtlicher Vorsitzender des Arbeitskreises Technische Dokumentation/CE der Industrie- und Handelskammern Ostwestfalen und Lippe.
Vorsorge ist besser als Panik
Haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht, was passiert, wenn Ihr persönlicher Worst Case als Technischer Redakteur eintritt? Was passiert, wenn ein Arbeitsunfall an einer von Ihnen dokumentierten Maschine geschieht und der Anwender stirbt oder eine schwerwiegende körperliche Beeinträchtigung erfährt? Wenn sich dann heraustellt, dass eine mögliche Unfallursache in der Technischen Dokumentation liegt? Niemand will in diese Situation kommen, aber sie zu ignorieren, ist auch keine Lösung. Daher möchte ich diesen Gastbeitrag nutzen, Sie auf einen möglichen Worst Case vorzubereiten in der Hoffnung, dass Sie nie in eine solche Lage gelangen. Durch die beschriebenen Präventivmaßnahmen verbessern Sie die rechtliche Absicherung Ihrer eigenen Person wie auch die Ihres Arbeitgebers. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben ohne Gewähr sind und auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Ich bin kein Rechtsanwalt und biete daher keine Rechtsberatung an.
Üben hilft
Die Einsetzung und Benennung eines Dokumentationsbeauftragten in die Konformitätserklärung ist ein formaler Akt. Im Fall eines Worst Case ist es seine Aufgabe, innerhalb einer Frist die interne Technische Dokumentation für die ermittelnde Behörde zusammenzustellen. Diese Unterlagen sind Beweismaterial eines möglichen Zivil- oder Strafprozesses.
Der Dokumentationsbeauftragte sollte diesen „Ernstfall“ proben und unter realen Bedingungen simulieren: Anhand der Maschinennummer eines früheren Auftrags trägt er unter realistischen Bedingungen alle relevanten Unterlagen zusammen. Somit ist gewährleistet, dass er im Ernstfall seine Aufgabe vollständig und souverän erfüllt.
Dokumentierte und transparente Prozesse helfen
Ein anderer „Kriegsschauplatz“ wird bei einem Worst Case möglicherweise die interne Kommunikation sein: Die Informationsabläufe zu Ihrem Arbeitsplatz werden plötzlich zum Gegenstand strafrechtlicher Ermittlungen.
Dokumentieren Sie in Ihrem eigenen Interesse für Ihre projekt- oder auftragsbezogene Tätigkeit mündliche Informationen, beispielsweise Arbeitsanweisungen, abgeschlossene Arbeitsschritte des Projektes sowie Aufgaben und Besonderheiten Ihrer Tätigkeit, die nicht durch Stücklisten, Zeichnungen, Aktennotizen oder Protokolle festgelegt wurden.
Niemand kann nach fünf Jahren differenziert wiedergeben, welche Informationen und Anweisungen er mündlich von einem Kollegen oder Vorgesetzen zu einem bestimmten Auftrag erhalten hat. Sie sichern so mit Ihrer persönlichen Dokumentation auch Ihre eigene Person ab.
Fazit
Ich möchte Sie nicht unnötig verunsichern, aber ich kann nur empfehlen, sich mit einem möglichen Worst Case auseinanderzusetzen. Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Üben von Notfallplänen in der Technischen Dokumentation gesammelt? Ich freue mich auf Ihre Kommentare und Ergänzungen.