Qual der Wahl – Ordnernamen und -struktur

In einem filebasierten System ist die Bedeutung einer klaren Ordnerstruktur nicht zu unterschätzen. Aber wie bekommt man ein solches System? Zunächst definieren Sie die Anforderungen an Ihre Ordnerstruktur. Dann sollten Sie sich überlegen, welche Daten Sie ablegen wollen.

Anforderungen und was soll erreicht werden?
Eine übliche Anforderung an einer Ablagestruktur ist, dass sie übersichtlich sein soll. Hier gilt es, den Begriff der Übersichtlichkeit genauer zu betrachten. Was verbinden Sie mit übersichtlich? Wie arbeiten Sie bzw. Ihr Team? Arbeiten Sie gerne mit vielen Unterordnern, in denen wenige Dateien sind, oder lieber mit weniger Ordnern, in denen sich viele Dateien befinden?
Ein weiterer Aspekt ist Ihre Suchstrategie. Wonach suchen Sie? Welche Suchstrategie nutzen Sie, Ihre Kollegen und Kolleginnen?
Ebenso müssen Sie berücksichtigen:
Wie sehen Ihre Projekte aus? Gibt es Dateien, die projektübergreifend sind? Wie lassen sich die Projekte strukturieren bzw. gliedern?

Beispiel
Angenommen Sie haben Dateien, die

  • Projektübergreifend gelten und sprachabhängig sind
  • Projektübergreifend gelten und sprachunabhängig sind
  • Projektspezifisch und sprachabhängig sind
  • Projektspezfisch und sprachunabhängig sind

Zudem gibt es Dateien, die Recherchematerial des jeweiligen Projektes enthalten und/oder als Ausgangsmaterial für die weitere Bearbeitung dienen z. B. Grafiken aus der Konstruktionsabteilung.
Daneben benötigen Sie wahrscheinlich einen Ordner für die Ausgabedateien (PDF, HTML etc.) und auch eine Ablage für die organisatorischen Aspekte Ihrer Arbeit (Zeit- und Ressourcenpläne, Protokolle von Meetings etc.)
Mögliche Ordnerstruktur

Folgende Ordnerstruktur könnte diese gesammelten Anforderungen entsprechen:

  • Organisation
    • Protokolle
    • Pläne
    • Redaktionshandbuch
  • Projektübergreifend
    • Grafiken (Sprachunabhängig)
    • Bausteine
      • GER (Texte und sprachabhängige Grafiken)
      • ENG (Texte und sprachabhängige Grafiken)
  • Projekt
    • Grafiken (Sprachunabhängig)
    • GER
      • Texte (Buch, Kapitel, topics)
      • Grafiken (Sprachabhängig)
      • Input
      • Output
    • ENG
      • Texte (Buch, Kapitel, topics)
      • Grafiken (Sprachabhängig)
      • Output

In der vorgeschlagenen und vielfach bewährten Ordnerstruktur sind folgende Aspekte nicht berücksichtigt: Archiverung und Versionierung der Projektdateien. Abgeschlossene, publizierte Projekte sollten in einem separeten Archiv gespeicher werden. Ebenso hat es sich bewährt, Arbeitsdateien in einem Repostoirum zu speichen.

Ordnernamen
Wie Sie die Ordner benennen, hängt von Ihrer Vorliebe wie auch von firmenspezifischen Faktoren ab. Auf jeden Fall sollte die Benennung nach einem einheitlichen Schema erfolgen – einheitlich hinsichtlich der Sprache, Plural/Singular, Groß- und Kleinschreibweise, Abkürzungen.
Grundsätzlich sollten Sie sich überlegen, ob die Namen sprechend oder abstrakt sein sollten. Ordnernamen sollten so gewählt werden, dass sie längere Zeit bestehen können. So habe ich z. B. keine guten Erfahrungen gemacht, die Projektordner entsprechend der Produktnamen zu benennen. Leider verändern sich im Laufe des Projektes die Produktnamen (entweder der gesamte Namen oder die Schreibweise) oder diese Namen sind zu Beginn des Projektes noch nicht definiert. Daher habe ich mich bei der Wahl des Namen für projektspezifische Ordner häufig an den Projektnamen der Entwicklungsabteilung orienitiert. Dies Vorgehen kann auch in Ihrem Bereich sinnvoll sein, aber muss nicht. Wählen Sie einen Namen, der in Ihrem Unternehmen geläufig ist und auch über längere Zeit unverändert existiert.

Stolperfalle -Datumsangabe
Vermeiden Sie in den Namen der Ordner oder Dateien ein Datum zu vermerken. Besser sind Namen, die Ihnen Informationen zum Inhalt der Dateien und Ordner geben. Mit einem Datum sind selten inhaltliche Aspekte verbunden. (Ausnahme: Versionierung und Archivierung) Bitte bedenken, Sie inwieweit kann eine Datumsangabe in einer Dateibezeichnung für Ihren Kollegen oder Ihre Kollegin oder für Sie in einem Jahr hilfreich sein.

Stolperfalle – Nummerierung
Wenn Sie eine Seitenzahl oder eine Kapitelnummerierung in den Namen aufnehmen, kann dies zu Schwierigkeiten, Irritationen und Fehlern führen. Bedenken, Sie was passiert, wenn Sie das Layout oder das Ausgabemedium wechseln, dann verändert sich die Seitenzahl und dann wirkt die Dateibezeichnung mit einer Seitennummer zumindest irriierend. Nummerierungen sind Änderungen unterworfen und eignen sich daher nicht gut als Orientierungshilfen in der Bezeichnung von Ordnern oder Dateien.

Stolperfalle –Sprachangabe
Insbesondere für Dateien mit sprachabhängigem Inhalt bietet es sich an, einen Sprachkürzel in die Bezeichnung aufzunehmen (wie GER, ENG, ESP). Ich rate hier zur Vorsicht. Was passiert, wenn die Datei übersetzt wird. Dann müssen Sie immer den Dateinamen ändern. Gute Erfahrungen habe ich gemacht, wenn im Ordnernamen der Sprachkürzel enthalten ist. Dann können Sie die sprachabhängigen Dateien in den entsprechenden Ordnern ablegen und müssen nicht jedes Mal die Bezeichnung ändern.

Fazit
Es lohnt sich, Zeit in konzeptionelle Überlegungen zur Ordnerstruktur und zur Benennung von Ordnern und Dateien zu investieren. Leider gibt es kein Schema, was für alle gilt. Vielleicht konnte das vorgestellte Beispiel Ihnen helfen und Anregungen zu Ihrer Ablagestruktur geben. Viel Erfolg und Spaß beim systematischen Arbeiten im filebasierten System.

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