Im Blog von doctima findet eine interessante Diskussion über Sinn und Unsinn von einem Redaktionsleitfaden in modernen Redaktionen statt. Ausgangspunkt ist der Beitrag „DITA ohne Redaktionsleitfaden – Keine gute Idee“ von Johannes Dreikorn.
Diese Diskussion möchte ich zum Anlass nehmen, noch einmal grundsätzlich auf die Bedeutung eines Redaktionsleitfadens einzugehen. Dabei geht es mir nicht um die Form, sondern darum dass es vorteilhaft ist, bestimmte Dinge, wie Regeln und Vorgehensweise zu dokumentieren.
Was ist ein Redaktionsleitfaden?
Ein Redaktionsleitfaden ist ein Dokument (oder ein Wiki), in dem die Redaktion Regeln zur formalen und inhaltlichen Gestaltung und zur Erstellung professioneller technischer Dokumentation festlegt. Die Redaktion definiert hier Aspekte wie organisatorische und technische Regelungen, Formulierungsrichtlinien sowie qualitative und formale Eigenschaften der Dokumentation.
Warum einen Redaktionsleitfaden?
Mit einem Redaktionsleitfaden lassen sich vielfältige Ziele erreichen. Jede Redaktion muss sich ihre eigenen Ziele setzen, die sehr unternehmensspezifisch sind. Dabei ist zu beachten, dass der Redaktionsleitfaden möglichst auf konkrete Bedürfnisse antworten soll und keine theoretische Abhandlung darstellt.
Mögliche Ziele können sein:
- Zeit und Kosten sparen
- Wissen speichern und transparent machen
- Qualität sichern und steigern, messen und kontrollieren
- Neue Mitarbeiter leichter einarbeiten
- Zusammenarbeit mit Partnern verbessern
Die Erstellung eines Redaktionsleitfadens kann Anlass sein, die Prozesse der Redaktion einmal zu beleuchten, sind sie effizient gestaltet oder gibt es Verbesserungen. Durch Standardisierung sowie durch die Vereinheitlichung von Prozessen wie auch Textstruktur, Textinhalt, Terminologie und Abbildungen sind Effizienzsteigerungen möglich. Darüber hinaus steigt die Chance, Termine einzuhalten, wenn der Ablauf der Dokumenterstellung klar und verbindlich definiert ist.
Dabei beachten:
- Nur eigene Ziele helfen
Eine Menge Ziele können mit einem Redaktionsleitfaden erreicht werden. Es klingt, als sei ein Redaktionsleitfaden eine Art Wunderwaffe oder salopp ausgedrückt die berühmte Eier legende Wollmichsau. Entscheidend ist es, dass jede Redaktion ihre eigenen Ziele und Erwartungen an den Leitfaden klärt. Ein Redaktionsleitfaden ist dann hilfreich, wenn er auf konkrete, reale Fragen und Bedürfnisse antwortet. Er muss Regeln greifbar machen und anleiten, diese dann im Redaktionsalltag umzusetzen. Nur dann kann der Redaktionsleitfaden helfen und ist kein Ballast. Ebenso muss der Leitfaden in den Arbeitsalltag und die Arbeitsumgebung integriert werden. Informationen müssen ohne Umwege zu finden sein. Im Prinzip sind an einen Redaktionsleitfaden dieselben Qualitätsanforderungen zu stellen wie an eine gute Dokumentation.
Wann ist ein Redaktionsleitfaden sinnvoll?
Im Prinzip ist ein Redaktionsleitfaden zu jeder Zeit und für jede Redaktion sinnvoll. Besonders wichtig wird ein Leitfaden:
- Wenn viele Leute am Redaktionsprozess beteiligt sind.
- Wenn eine Umorganisation stattfindet.
- Wenn es eine große Vielfalt von Dokumentenvarianten und -formaten gibt.
- Wenn von althergebrachten Redaktionsprozessen zu einer modularen Arbeitsweise gewechselt oder ein Redaktionssystem eingeführt wird.
Wo liegen Stolpersteine?
A) Angst und Konkurrenzdruck
Wenn die Bereitschaft nicht gegeben ist, Wissen allgemein zugänglich zu machen und zu teilen, muss zuerst das dahinter stehende Misstrauen angegangen werden. Anschließend kann das Projekt „Redaktionsleitfaden“ starten. Wichtig ist dabei zu vermitteln, dass sich geteiltes Wissen vermehrt und dass kein Leitfaden einen Redakteur ersetzen kann.
B) Vorgesetzter
Das Interesse von Vorgesetzten an einem Redaktionsleitfaden ist leider manchmal eher gering. Diese Gleichgültigkeit erschwert die Erstellung. Ebenso ist die unzureichende Bereitstellung von Zeit problematisch. Neben der Aufklärung Ihres Vorgesetzten über die Möglichkeiten eines Redaktionsleitfadens ist es wichtig zu wissen, was der Hintergrund für seine Haltung ist.
C) Fehlende Verantwortlichkeit
Ein wesentliches Problem kann das Fehlen von klaren Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten sein. Daher muss dieser Punkt möglichst früh in dem Projekt „Redaktionsleitfaden schreiben“ geklärt werden.
Fazit
Hoher Qualitätsstandard, Konsistenz und Verständlichkeit über alle Dokumentationsarten hinweg sowie ein eindeutiger Informationstransport zum Endkunden beziehungsweise Anwender sind Ziele der technischen Dokumentation und genau diese werden mit einem Redaktionsleitfaden nachhaltig unterstützt. Der Leitfaden stellt das konzeptionelle Basiswerkzeug zur Dokumentationserstellung dar und dient als Arbeitsunterlage für neue Mitarbeiter. Jeder Redaktion sollte sich zudem Gedanken machen, wie der Leitfaden in ihre Arbeitsumgebung eingebunden werden kann. Die Gestaltung wie auch das Medium sind abhängig der Ziele, die mit einer Dokumentation erreicht werden sollen.