Über die Qualität von technischer Dokumentation ist schon einiges geschrieben worden, selten wird dabei die Phase vor der Texterstellung betrachtet. Natürlich ist es wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie Inhalte verständlich vermittelt werden oder auch wie Texte effektiv formuliert werden. Aber keine noch so verständlich geschriebene und gut strukturierte Anleitung hilft, wenn die Inhalte nicht stimmen. Die Qualität von technischen Dokumenten ist von der Güte der Information geprägt. Qualitativ hochwertige und korrekte Inhalte lassen sich durch eine vorbereitete und strukturierte Recherche gewinnen. In diesem Beitrag mache ich mir daher Gedanken, über das Wesen der Recherche in der technischen Kommunikation.
Recherche – ja aber wie?
Recherche lässt sich grob in folgende drei Phasen unterteilt:
Phase – vor dem Recherchieren
Hier stehen u. a. folgende Fragen im Mittelpunkt:
- Warum soll ein Produkt beschrieben werden?
- Was soll durch die Anleitung verändert werden?
- Wer hat Interesse daran, dass die Anleitung erstellt wird?
- Wer kann inhaltlichen Input liefern?
- Welche Unterlagen liegen vor?
Vor einem Recherchegespräch müssen organisatorische Aspekte (wie Termine und Räumlichkeiten) geklärt sein. Es hat sich bewährt, eine Frageliste im Vorfeld zu erstellen und diese auch (vollständig oder in Auszügen) dem Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen.
Phase – beim Recherchieren
Hier geht es u.a. um:
- Protokollierung der Informationen
- Aktives zuhören nachfragen
- Neue Informationen permanent einbauen
- Überprüfung der gewonnenen Informationen, Überarbeitung, ggf. Veränderungen oder Neufassungen vornehmen
Phase – nach dem Recherchieren
- Auswertung der Informationen
- Eventuell unklare Punkte sammeln und in einem neuen Gespräch besprechen
Recherchegespräch
Viele Informationen werden in der technischen Dokumentation in Interviews und Gesprächen gesammelt. Aufgrund der herausgehobenen Stellung des Recherchegespräches ist es sinnvoll, dieses vorzubereiten und strukturiert durchzuführen. Ein strukturierter Gesprächsablauf hat Auswirkungen auf die Qualität des Gespräches. Deshalb benötigt das Gespräch eine Art „roten Faden“, was z. B. die im Vorfeld erstellte Frageliste sein kann. Wie auch andere strukturierte Gespräche lässt sich das Recherchegespräch in die verschiedenen Phasen aufteilen:
- Aufwärmphase
Der Beginn des Gesprächs sollte dazu genutzt werden, in der Gesprächssituation anzukommen und sich aufeinander „einzuschwingen“. Mit einem kurzen Smalltalk lässt sich eine konstruktive Atmosphäre erzeugen.
- Orientierungsphase
Nach dem „Aufwärmen“ sollte der technische Redakteur sein Anliegen und das Ziel des Gespräches vorstellen. An dieser Stelle ist spätestens auch die Erlaubnis bezüglich Fotos oder Tonaufnahmen einzuholen.
- Bearbeitungsphase
In dieser Phase des Recherchegesprächs kommt die vorbereitete Fragenliste zum Einsatz. Die Fragen sollten nacheinander behandelt werden. Nachfragen ist Pflicht. Es haben sich dabei Formulierungen bewährt, wie: „Habe ich das … so richtig verstanden?“ „Wenn ich Sie richtig verstehe, dann …“
Sinnvoll ist es auch, Aussagen mit seinen eigenen Worten zu wiederholen. Dadurch kann der Redakteur sicherstellen, dass er die Aussage richtig verstanden hat.
Eine wesentliche Voraussetzung für ein informatives Recherchegespräch ist die Fähigkeit, dem Gesprächspartner aufmerksam zuzuhören. Dies bedeutet, sich in seine „Welt“ hineinzuversetzen, seinen Äußerungen über Sachverhalte, inneres Erleben und zwischenmenschliche Beziehungen zu folgen. Durch aufmerksames Zuhören und die Wertschätzung der Meinung und des Wissens des Gesprächspartners kann eine vertrauensvolle und respektvolle Atmosphäre geschaffen werden, in welcher der technische Redakteur wertvolle Informationen erhält.
- Gesprächsabschluss
Häufig erscheinen in einem Gespräch die Zusammenhänge als klar und eindeutig, bei weiteren Recherchen können neue Fragen aufwerfen. Daher ist es sinnvoll am Gesprächsende zu vereinbaren, wann und auf welchem Weg (per Mail, Telefon) sich der Redakteur noch einmal melden kann. Ebenso kann der weitere Ablauf des Erstellungsprozesses vorgestellt werden.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und Spaß beim Recherchieren. Wenn Sie Anmerkungen oder Fragen haben, freue ich mich von Ihnen zu hören ed.sreog-attirb@ofni oder 0151 16512182.