Immer wieder beklagen sich Redakteure über zu viel Arbeit. Wenn ich sie dann frage, ob sie nicht von anderen Personen (Kollegen, Dienstleister o.ä.) entlastet werden können, bekomme ich häufig Antworten wie „Meine Aufgaben kann mir keiner abnehmen“ oder “Bis ich das alles jemanden erklärt habe, habe ich es schon selbst gemacht.” Aufgaben zu delegieren, ist machbar und notwendig. Zum erfolgreichen Delegieren gehört, informieren, kommunizieren und kontrollieren. Diese Aspekten stehen im Mittelpunkt des Beitrags.
Nur wenn Sie Ihre Arbeit kennen, können Sie delegieren
Wenn Sie mit dem Delegieren einsteigen wollen, dann müssen Sie zuerst einmal auflisten, welche Aufgaben Sie überhaupt zu erledigen haben. Prüfen Sie, ob alle Arbeiten die Sie derzeit tun, wirklich in Ihren Bereich fallen. In Projekten erlebe ich es immer wieder, dass Redakteure Aufgaben ausführen, die eigentlich zu anderen Abteilungen gehören, wie Präsentationen erstellen, Schulungskalender pflegen oder Übersetzungen für andere Abteilungen koordinieren. In einigen Fällen kann dies sinnvoll und richtig sein, aber die Arbeitsorganisation in einem Unternehmen kann und sollte hinterfragt werden. Insbesondere wenn technische Redakteure zu wenig Zeit für ihre Kernaufgabe der Dokumentation bleiben.
Nach diesem „Bereinigungsschritt“ hat sich es bewährt, einen detaillierten Arbeitsablaufplan zu erstellen, notieren Sie bei den Schritten auch, wie viel Zeit Sie benötigen. Wenn Ihnen dies zu abstrakt ist, protokollieren Sie 1-2 Wochen jeden Abend Ihre Arbeiten des Tages.
Leicht delegierbar sind vor allem Routineaufgaben, gut vorbereitete Aufgaben, die quasi anhand einer Checkliste erfüllt werden können und gut abgrenzbare Aufgaben.
Routineaufgaben
Einige manuelle Tätigkeiten, wie händisches Layout, Seitenumbrüche setzen oder PDF erstellen, können auch vom Computer erledigt werden. Gerade beim Layout lassen sich einige Arbeiten und viel Zeit durch eine bessere (professionellere) Arbeitsvorbereitung sparen, z. B. durch ein besseres Template, Training der Redakteure.
Andere Routinetätigkeiten sind wahrscheinlich nicht automatisierbar, wie im ERP-System Artikelnummern anzulegen oder die Anleitung auf Änderung zusetzen. Diese Aufgaben sind zwar nicht automatisierbar aber delegierbar. ich höre schion das Argument: Für eine Tätigkeit die 10 Minuten dauert, lohnt es sich ja nicht, jemanden anderem dies zu erklären. Diese Annahme mag stimmen oder nicht. Dies gilt es erst einmal zu prüfen: Nehmen wir an, Sie führen diese Aufgabe Woche 2-3-mal pro Woche aus. Auf einen Monat gesehen, ergibt sich ein Aufwand von über einer Stunde. Nehmen wir weiter an, die Unterweisung eines Kollegen dauert eine halbe Stunde und die Arbeitsübergabe jeweils ca. 2 Minuten. Schon im ersten Monat, in dem Sie die Aufgabe delegieren, gewinnen Sie damit wertvolle Zeit.
Aufgaben mit Checklisten
Welche Checklisten haben Sie? Genau diese Arbeiten können Sie delegieren, da jemand anderes mit Ihrer Checkliste z. B. die Übersetzungen prüfen, den Andruck kontrollieren oder die Druckdaten zusammenstellen kann. Diese Aufgaben erfordern Sorgfalt aber wenig redaktionelle Kenntnisse.
Abgrenzbare Aufgaben
Wer kennt es nicht, die Dokumentation ist übersetzt und technische Daten sind nicht korrekt oder sie haben sich geändert. Nun gilt es diese Angaben in allen Dokumenten zu ändern. Diese Aufgabe können Sie delegieren. Auch viele Produktaktualisierungen, die sich auf einen kleinen Bereiche der Dokumentation auswirken, können delegiert werden. Natürlich muss die andere Person, Grundkenntnisse des Tools haben. Diese sind erlernbar. Einfache Arbeiten in Adobe FrameMaker sind in 2-4 Stunden zu erlernen. Wenn Sie nicht selbst die Zeit für diese Unterweisung haben, kann ich oder andere Trainer dies gerne für Sie übernehmen.
Stolpersteine und Herausforderungen
Ein Grund, warum Delegieren oft schief geht, sind Missverständnisse, das fehlende Vertrauen und die Angst, die Kontrolle zu verlieren.
- Gegen Missverständnisse hilft nur Kommunikation
Die klare Formulierung der Aufgabe und des zu erreichenden Ziels sind notwendig. Sie müssen explizit sagen, was zu tun ist und was Sie erwarten. Ebenso müssen Sie alle Informationen über die Aufgabe weitergeben. Dazu gehört auch immer, dass Sie den Sinn und Zweck der Tätigkeit kommunizieren. Wer weiß, was der Sinn hinter eine Aufgabe ist, tut sich viel leichter, sie zu erledigen. Stellen Sie deshalb immer auch den größeren Zusammenhang dar, in dem die Aufgabe ihren Platz hat. Als technischer Redakteur wissen Sie, wie etwas zielgruppengerecht zu dokumentieren ist. Mit diesem Wissen können Sie auch zielgruppengerechte Arbeitsanweisungen schreiben, in denen Handlungsziel, Handlungsschritte wie auch Resultatsangaben enthalten sind.
Am Ende der delegierten Arbeit steht immer die Kontrolle durch Ihre Person. Dabei ist es wichtig, eine Rückmeldung über Ihre Zufriedenheit geben und bei fehlerhaften Ergebnissen sicherstellen, dass der Kollege die Fehlerquellen begreift und der Fehler möglichst kein zweites Mal passiert.
- Vertrauen ist notwendig
Viele Menschen tun sich schwer damit, anfallende Aufgaben auch mal an andere zu delegieren und damit ein Stück weit die Kontrolle abzugeben. Natürlich lässt sich Vertrauen in andere nicht von heute auf morgen erlernen. Aber wenn Sie erste kleinere Aufgaben erfolgreich abgegeben haben, werden Sie sehen, dass delegieren möglich und sinnvoll ist.
Überlegen Sie kurz die Folgen, wenn die übertragene Arbeit nicht oder unvollständig oder fehlerhaft ausgeführt wird. Haben Sie nicht auch schon Fehler gemacht? Wägen Sie die Risiken ab.
An wen delegieren?
Fragen Sie vielleicht auch einmal bei Ihrem Chef nach, ob Sie nicht einen Praktikanten oder eine Praktikantin oder einen Werkstudenten oder Werkstudentin bekommen können, die Ihnen einiges an Arbeit abnehmen kann.
In anderen Abteilungen ist vielleicht, die Auslastung nicht so stark, so dass ein Kollege oder eine Kollegin Sie
unterstützen kann. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten, er hat bestimmt auch eine Idee. In der Kommunikation mit Ihrem Chef empfehle ich Ihnen, zeigen Sie nicht nur Ihre Überlastung und die möglichen Aufgaben, die delegierbar sind, auf. Wichtig ist, dass Sie ausführen, was Sie in der gewonnen Zeit erledigen können.
Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Können Sie delegieren?
Ich freue mich, auf Ihre Kommentare und Ergänzungen.
Gerne unterstütze ich Sie bei der Analyse Ihrer Aufgaben und Prozesse sowie in der Vorbereitung, Aufgaben zu delegieren. Sprechen Sie mich an ed.sreog-attirb@ofni oder 0151 16512182. Wir finden eine Lösung.