Umfrageauswertung: Ein Wiki in der technischen Dokumentation – Geht das? (Teil 1)

Ende 2013 habe ich die Umfrage „Ein Wiki in der technischen Dokumentation – Geht das?“ initiiert. Über 70 Redakteure haben sich beteiligt. Vorwiegend arbeiten die Umfrageteilnehmer in den Bereichen Software, Maschinen-und Anlagenbau sowie Elektrotechnik. Auffällig ist, dass über 84 % von ihnen länger als 3 Jahre im Feld der Technischen Dokumentation tätig sind. Ob dies bedeutet, dass sich eher erfahrenere Redakteure mit dem Themengebiet Wiki in der technischen Dokumentation auseinandersetzen, kann ich nicht zu sagen.

Wenn es in Ihrem Unternehmen ein Wiki gibt, für welchen Zweck bzw. in welchem Bereich wird das Wiki eingesetzt?

In Unternehmen scheint der Einsatz von Wikis weit verbreitet zu sein. Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer geben an, dass in ihrem Unternehmen ein Wiki eingesetzt wird – vor allem im Wissensmanagement-Bereich. Darüber hinaus finden Wikis im Entwicklungsbereich Verwendung und dienen auch als unternehmensweite Kommunikationsplattformen.

Wiki – ein Werkzeug der technischen Redaktion

Antworten auf die Frage „Wenn es in Ihrem Unternehmen ein Wiki gibt, für welchen Zweck bzw. in welchem Bereich wird das Wiki eingesetzt?“ verdeutlichen außerdem, dass Wikis auch technische Redakteure als Instrumente verwenden. So geben 12 % an, dass sie ein Wiki als Contentmanagement-System für die Erstellung externer Dokumentation einsetzen und 22 % sagen, dass sie in einem Wiki interne Dokumentation erstellen. In einer Redaktion dient ein Wiki z. B. „als interne Wissensplattform für FAQs, Checklisten, Prozesse usw. in der Dokumentation.“ Ebenso wird im Wiki das Redaktionshandbuch erstellt und gepflegt.
„Ein Wiki ist nie fertig, daher passt es nicht in die Welt der technischen Dokumentation.“ Dieser Behauptung widersprechen fast zwei Drittel der Teilnehmer. Es sei angemerkt, dass sich ein Viertel offenbar unsicher ist, wie sie diese Aussage bewerten soll. (Für die Auswertung habe ich die Stimmen „stimmen teils zu“ und „keine Angabe“ addiert.) Demgegenüber positionieren sich 10 % der Redakteure eindeutig, in dem sie der Behauptung zustimmen.

Wiki – ein Tool für die Zusammenarbeit und den Austausch
Recht eindeutig fällt die Bewertung der Aussage „Wikis unterstützen die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen und/oder über räumliche Grenzen“ aus. Über 90 % stimmen dieser Aussage uneingeschränkt oder teils zu. In Einklang mit dieser klaren Befürwortung steht auch die Zustimmung zu der These „Wikis eigenen sich hervorragend für den Austausch mit Kollegen (wie Entwickler).“ Über 80 % unterstützen die Aussage, demgegenüber lehnen 15 % der Teilnehmer diese ab. Ebenso viele Redakteure (13 %) widersprechen der Behauptung „Ein Wiki bietet die Möglichkeit, dass Kollegen die Dokumentation kommentieren können.“ Die Mehrheit der Umfrageteilnehmer schätzen Wikis offenbar für die interne Kommunikation. Ein Wiki ermöglicht den „einfachen Input von Fachexperten.“ „Wikis sind ein gutes Werkzeug zum kollaborativen Zusammentragen von Wissen.“ Als Vorteil schätzen Redakteure die „schnelle Eingabe und leichte Erfassung von Inhalten auf einer browserähnlichen Plattform“ und die „gute Übersicht über einen begrenzten Datenbestand.“
Interessant ist, dass Wikis für die interne Zusammenarbeit geeignet erscheinen, aber die Kommunikationsmöglichkeit mit Kunden wird nicht nur positiv bewertet. Der Behauptung „Ein Wiki bietet die Möglichkeit, dass der Kunde die Dokumentation kommentieren kann“ stimmen fast genauso viele Redakteure zu (24 %) wie ihr auch widersprechen (33 %).

Wiki – verbesserungswürdiges System
Als Hindernis für den Einsatz eines Wikis in der technischen Dokumentation bewerten Redakteure das fehlende bzw. unzureichende Varianten- und Versionsmanagement eines Wikis. Ebenso vermissen Redakteure eine Unterstützung von Prozessen und bei der Wiederverwendung von Inhalten. Die Aspekte Modularisierung und Mehrsprachigkeit werden aus Sicht einiger Redakteure von Wikis nicht ausreichend unterstützt. Einige Teilnehmer weisen daraufhin: „Je nach Struktur können Wikis sehr unübersichtlich sein.“ „Es sammeln sich schnell veraltete Seiten an.“ „Pflege/Gärtnern/Aktualisierung kostet Zeit.“ Der Aspekt des Gärtners muss bei der Verwendung von Wikis immer berücksichtigt werden.

Wiki-Gärtner
Das Phänomen, das ein Wiki zu einem Informationsgrab verkommen kann, hat Ulrike Parson vor einigen Jahren in einem sehr lesenswerten Artikel thematisiert. Sie empfiehlt ein strukturiertes Vorgehen bei der Einführung eines Wikis. Es darf nicht vergessen werden, dass die Arbeit mit der Einführung des Systems nicht getan ist. Die Pflege der Artikel muss organisiert sein, dies ist Aufgabe des Wiki-Gärtners. Er sät Ideen, in dem z. B. er neue Beiträge anlegt, Verschlagwortung hinzufügt. Der Wiki-Gärtner jätet Unkraut, z. B. durch Löschung von veralteten Informationen. Er und alle Nutzer des Wikis ernten die Früchte der Arbeit.

Fazit
Das Feedback auf die Umfrage hat mir gezeigt, wie wichtig das Thema Wiki derzeit ist. Besonders hat mir gefallen, dass sich nicht nur Vertreter der Software-Dokumentation zu Wort melden. Die Aussagen der Redakteure bestätigen, dass ein Tool kein Problem löst. Vor dem Einsatz eines Instrumentes wie eines Wikis muss klar sein, welches Ziel erreicht werden soll. Für die interne Kommunikation und zur Unterstützung der Zusammenarbeit im Unternehmen eignen sich Wikis, wenn Verantwortlichkeiten (Stichwort Gärtner) und die Rechtevergabe geregelt sind. Ein Wiki als Werkzeug zur Erstellung der Technischen Dokumentation erscheint einigen Redakteuren möglich.
Die Umfrage beinhaltete auch einige Fragen mit Freitextantworten. Diese habe ich gesichtet und strukturiert. Im zweiten Teil der Umfrageauswertung finden Sie diese Aussagen.

Wie lange sind Sie schon im Feld der technischen Dokumentation tätig?

Wikis unterstützen die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen und/oder über räumliche Grenzen.

Ein Wiki bietet die Möglichkeit, dass Kollegen die Dokumentation kommentieren können.

Ein Wiki bietet die Möglichkeit, dass der Kunde die Dokumentation kommentieren kann.